Хотя эти понятия имеют много общего, все же есть ряд отличий.
Запрос коммерческого предложения (Request for Quotation - RfQ) используется, когда вы планируете приобрести некоторые товары, и хотите узнать их стоимость у поставщиков. В Odoo Запрос коммерческого предложения используется для отправки списка желаемых товаров вашему поставщику. Как только ваш поставщик ответит на ваш запрос, вы можете выбрать присланное предложение и оформить покупку или отказаться от предложения.
Тендер на закупку (Purchase Tender - PT), используется для создания конкуренции между несколькими поставщиками для того, чтобы получить лучшее предложение для списка товаров. По сравнению с Запросом коммерческого предложения тендер на закупку отправляется нескольким поставщикам, с уведомлением их о том, что каждый из них конкурирует друг с другом и что будет выбрано наилучшее предложение. Объявление тендера на закупку обычно позволяет получить более выгодные предложения по сравнению с простым Запросом коммерческого предложения.
Заказ на закупку (Purchase Order - PO) - это заявка, которую вы отправляете поставщику, который выбрали, либо после Запроса коммерческого предложения, либо через Тендер на закупку, либо без предварительных действий.
Когда применять?
Использовать Запрос коммерческого предложения полезно, если вы еще ни разу не покупали товары у поставщика, и поэтому не знаете их цену. Запрос КП полезен, если вы сомневаетесь в условиях своим поставщиков, с которыми работаете давно. Также его можно применять, чтобы оценить стоимость проекта и понять стоит ли за него браться.
Тендер на закупку используется для публичных объявлений своих потребностей, целью которых является получения нескольких коммерческих предложений. Объявляйте тендер, если вы хотите сделать одноразовый заказ товара по наилучшему предложению и Вам не важно у кого сделать этот заказ. Еще тендер полезен тогда, когда поставщик не соответствует вашим стандартам, и вы хотели бы обсудить с ним более выгодные условия обслуживания, либо заменить поставщика его конкурентом.
Когда не применять?
Запросы коммерческих предложений теряют актуальность после того, как вы выбрали качественного поставщика для каждого необходимого Вам товара. Запросы будут увеличивать время заказа товара. Используйте Заказ поставщику.
Тендеры на закупку - это долгий и утомительный процесс, который, часто занимает по несколько недель. Не объявляйте тендер, если вам нужна быстрая поставка. Кроме того, если у вас сложились сложные отношения с одним поставщиком, подумайте дважды, прежде чем объявлять Тендер на закупку, поскольку это может окончательно разорвать отношения с ним, и, в конце концов, Вам придется работать на менее выгодных условиях.
Пример
Моя компания производит деревянную мебель. Для новой серии столов, которые мы спроектировали, нам нужны винты, металлические рамы и резиновые защитные элементы.
Я создаю Запрос коммерческого предожения в Odoo с этими товарами своему поставщику и отправляю его по электронной почте. Он присылает свое предложение. Но выглядит оно не убедительно, и я хочу посмотреть, сможет ли кто-нибудь дать более выгодные условия.
Я решил создать конкуренцию и объявить Тендер на закупку, информацию о котором Odoo отправит оповещения указанным мною поставщикам. Из 8 полученных от них предложений, я решил остановиться на одном.
Я подтверждаю заказ поставщику, создавая Заказ на поставку из Тендера на закупку, и Odoo автоматически запрашивает поставщику доставку товара.
Настройка
Если вы хотите узнать как создать Заказ на поставку, читайте - От формирования заказа поставщику до получения счета и приема товара
Если вы хотите узнать как создать Запрос коммерческого предложения, читайте How to create a Request for Quotation?
Если вы хотите узнать как объявить Тендер на закупку, читайте - How to manage multiple offers from suppliers with purchase tenders?